Von ADEM

Kilometergeld

Ist der Arbeitgeber zur Kostenerstattung gesetzlich oder vertraglich verpflichtet?

Es gibt keine gesetzliche Bestimmung, wonach der Arbeitgeber hierzu ausdrücklich verpflichtet wäre. Wohl aber finden sich in vielen Tarifverträgen bzw. Kollektivverträgen dazu besondere Vereinbarungen (z. B. im Kollektivvertrag für das Baugewerbe).
 
Oder es existieren im Rahmen des Unternehmens, des Betriebes oder des individuellen Arbeitsvertrags verbindlich anzuwendende Regelungen.

In welchem Rahmen ist die Kostenerstattung frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben?

Art. 115, Absatz 3 Einkommensteuergesetz (L.I.R.) verweist auf das Großherzogl. Reglement vom 3. Dezember 1969. Dieses regelt, unter welchen Voraussetzungen die Kostenerstattung durch den Arbeitgeber von der Lohnsteuer befreit ist.

« (...) tous les frais en relation directe avec un déplacement imposé par le service en dehors du territoire de la commune du lieu habituel de l’activité, à condition que la distance soit d’au moins 3 kilomètres. A défaut de lieu habituel de l’activité, il est fait état du siège ou du principal établissement de l’employeur » (Art. 2, Abschnitt 1 Nr. 2, Art. 3)

Abrechnung und Erstattung können in zweierlei Art von Verfahren erfolgen:

• entweder nach einem Pauschalsystem
• oder nach Einzelnachweisen aufgrund von einzeln belegten Ausgaben.

Achtung: Auch das Pauschalsystem macht das Nachweisen durch Belege nicht überhaupt überflüssig. Dieses Verfahren soll lediglich die Belegführung erleichtern.

Nach dem Pauschalverfahren kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zu 0,40€ pro mit dem Privat-PKW gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten. Die "Kilometer-Pauschale" deckt alle mit der Fahrt zusammenhängenden Kosten ab. Es empfiehlt sich hierbei, eine Art von Fahrtenbuch zu führen, wo die Entfernungen und die Veranlassung (Termine) der Fahrten für Dritte nachprüfbar angegeben werden.

Auch für die Kosten des Aufenthalts (Unterbringung, Verpflegungsmehraufwand, Kommunikationskosten, ..) gibt es ein Pauschalsystem, das sich nach den Tabellen des öffentlichen Dienstes richtet und je nach Aufenthaltsland differenziert ist.

Da dieses Tabellenwerk sehr unübersichtlich ist und gewissermaßen ein Schulungsthema für sich darstellt, empfiehlt sich hier zumindest als das einfachere Verfahren die Einzelabrechnung über jeweils gesonderte Zahlungsbelege.